メールはビジネスのための必須ツール　だけど・・・

　風太郎はプライベートでも仕事でもメールします。プライベートメールは比較的気楽ですよね。気楽な相手にだけメールします。大変なのは仕事です。
　以前は手紙の様に書いていました。XX様、○○です。先日はお世話になりました。・・・・今回メールささせていただいたのは・・・・です。・・・・　という感じです。　しかし、今はそういう書き方はしないし、送られても困ります。
　何故かというとメールの受発信本数が半端なく多いからです。一日中メールのやりとりで終わったなんていう日もありました。
　数えてみると送信メール３０通、受信メールは約３００通でした。

メールの独自性と変化

　こういう時にどういう風にメールを書けばいいのでしょうか？どうしたら書きやすいメールになるのでしょうか？今回は、他者の”やり方を参考にしない”方法です。
　現在メールは仕事に必要なツールです。しかし、意外と歴史が浅くてメール＝Eメール（インターネットメール）という認識がで始めたのも、２１世紀になったぐらいです。
　そもそも、生まれは１９８０年代です。当時はパソコン通信というものがありました。そこでメールを使うことができました。その他に一部研究者レベルでインターネットメールがあった程度です。今からだと信じられないと思いますが、インターネットメールが到着するまで数日かかったり、大学や研究者以外は海外へのメールが禁止だったりしました。そして、各パソコン通信の業者間は相互にメールができません。当然、インターネットへのメールもできません。　こういう風に歴史の浅いメールの歴史を考えると、何世代にも渡って時間の洗礼を受けたメールの書き方というのは存在しません。ですから、あまり年上の人のいうことを信用するもんじゃありません。（これはメールに限りませんね、機会ある度に同じこということになりそうです）

いろいろなメールの書き方が必要

　歴史が浅い他にも書き方が一定しない理由があります。　メールが普及する以前は手紙、電話、FAXです。これらと比較すると、メールの大きな違いは「送受信数」とそれに伴う「多様性」でしょう。送受信数は先ほど述べた通りです。ここでメールの多様性といっても一般的な言葉でないで、説明します。
　メールの送受信においては相手と自分の立場x送るべき内容x量x即時性etcにより、その時々によって大きく変わります。これによって組み合わせ爆発が起こり、最適なメールの送り方を定義することはできません。最近でも驚いたり考えたりしたことがあります。

一日中メールで終わった。と家に帰って話したら家族から不審な顔された。「いや仕事だから」と言ったら驚かれた。（人によって打つメールの種類は全然違う）
同じ相手に同時に打つメールを分割しようかどうか迷った。全く違う仕事ではないが、一つは「すぐやる事の事後報告」もう一つは「あとで検討して、数日中に回答ほしい内容」今回は分けたけど同じメールでもいいし、分けるかどうか悩むところです。（同じ送信先でも業務内容が異なれば迷わず分割します）

この様に多様性がある以上は、あるルールを決めてそれにしたがって考えるのが妥当でしょう。納期を連絡する場合のいくつかの例をあげます。

『比較的近しい人』　

〇〇さん
風太郎です
先日お願いした〇〇の送付は○月○日までにお願いできますか？

実は上司への報告が△月△日に決まって、そのリードタイム勘案するとそれぐらいにほしいからです。　以上、いつもお願いばかりで申し訳ありません。よろしくお願いします。

『発注先へ』　

株式会社〇〇　〇〇様
　Office風太郎　風太郎です。
　先日ご依頼した件下記の締め切りでお願いできないでしょうか？

納期：○月○日

　弊社内での報告会が△月△日と決定しました。
　それに間に合う様に資料をいただきたいと考えております。
　　　以上よろしくお願いします。

『顧客へ』　

株式会社○○　〇〇様
　Office風太郎　風太郎です。
　先日はXXのご依頼ありがとうございました。
　その件でお願いした資料の件
　○月○日までに送付していただけないでしょうか？

　弊社内で本件の検討会が△月△日に実施いたします。
この日を逃しますと後々の日程に影響してくるためよろしくお願いいたします。

この時に、近しい人には”助けて”、発注先には”事実”、顧客には”理由”（顧客視点でのメリット）を書いておきました。これが一番相手が動いてくれるパターンと考えています。しかし、それは個人や、会社によって変わって来るでしょう。
　また、改行をうまく使って相手に伝わる様に気をつけています。

メールにとって一番大事なのは

　ここで言いたかったのは、自分と相手の関係性により言葉遣いが変わって来ることは多々あります。またローカルな話し方もあります。そういったことを考えて、「今ここで最も通じるメールの書き方」というものがある。だから、その場で考えることが大事。
　メールのパターンではなくて、メールを作るパターンを考えることが大事ということです。